Manajemen gudang bukan kegiatan yang mudah dilakukan terutama jika perusahaan Anda memiliki ribuan persediaan di gudang. Bayangkan dari mulai persediaan datang, penyimpanannya sampai pengiriman konsumen harus berjalan sesuai dengan alur dan sistem yang tepat dan akurat. Kalau tidak, perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan konsumen yang malah mengakibatkan kekecewaan atau bahkan kerugian bagi mereka dan perusahaan Anda.
Untuk mengetahui apa itu manajemen gudang, apa saja metode penyimpanan yang tepat serta kendala yang sering ditemui di gudang, yuk simak pembahasan di bawah ini!
Pengertian Manajemen Gudang
Manajemen gudang sangat berhubungan dengan penerimaan dan pergerakan barang, penyimpanan, pengambilan persediaan dan pengepakan barang yang dilakukan di gudang. Kegiatan dan sistem yang ada di dalam gudang dapat dikatakan cukup kompleks, maka dibutuhkan sistem manajemen untuk menangani dan mengontrol semua kegiatan di gudang.
Salah satu tujuan dari manajemen gudang adalah memastikan persediaan barang aman, sehingga perusahaan Anda dapat memenuhi permintaan konsumen yang beraneka ragam seperti jumlah barang yang cukup banyak atau waktu pemesanan yang mendadak.
Kalau perusahaan Anda memiliki multi gudang, maka manajemen gudang dapat membantu melacak nilai persediaan barang yang tersebar di seluruh gudang. Anda juga dapat mengetahui waktu yang tepat untuk reorder barang saat persediaan sudah menipis.
Metode Penyimpanan Barang
Ada tiga cara yang digunakan dalam penyimpanan barang di gudang yaitu dengan cara FIFO, LIFO dan FEFO.
1. Metode FIFO (First In First Out)
Metode FIFO adalah cara penyimpanan barang dimana barang yang terlebih dahulu masuk, maka akan keluar lebih dulu dari gudang. Barang yang keluar harus sesuai dengan urutan atau kronologi kegiatan di gudang. Metode FIFO ini cocok untuk manajemen gudang yang memiliki persediaan barang yang tidak bisa bertahan lama atau barang yang akan berkurang kualitasnya kalau disimpan lama seperti sembako. Metode FIFO dapat mencegah kerusakan masal terhadap barang yang disimpan dan pencatatannya menjadi lebih sistematis karena barang keluar berurutan.
2. Metode LIFO (Last In First Out)
Metode LIFO menggunakan sistem barang yang datang terakhir akan digunakan atau diambil terlebih dahulu. Metode ini cocok untuk barang yang kalau disimpan lama masih memiliki kualitas yang baik seperti spare part kendaraan atau mesin pabrik. Cara ini memudahkan perusahaan dalam mengatur pergerakan barang dari gudang, khususnya pengeluaran barang.
3. Metode FEFO (First Expired First Out)
Metode FEFO adalah sistem penyimpanan barang dimana barang yang memiliki tanggal kadaluarsa paling dekat, maka akan keluar gudang terlebih dahulu walaupun barang tersebut masuk terakhir. Tujuannya agar tidak ada barang yang sudah kadaluarsa tersimpan di gudang dan menghindari kerugian bagi perusahaan.
Permasalahan Manajemen Gudang
Tidak sedikit perusahaan maupun staff gudang uang mengalami kendala dalam mengelola gudang. Berikut beberapa kendala yang sering dihadapi pergudangan, dengan mengetahui kendala ini, diharapkan Anda dapat menyusun strategi untuk menghindarinya.
1. Keakuratan Catatan Stok Barang
Mengelola sistem gudang dalam sebuah bisnis bukan sesuatu yang mudah, terkadang banyak tantangan yang ditemui. Staff dan manager gudang harus dapat mengelola pencatatan dan perhitungan persediaan barang secara akurat dan berkelanjutan. Kalau ditemui human error dalam perhitungan dan pencatatan persediaan di gudang, bisnis Anda bisa saja mengalami kerugian.
Manajemen sistem gudang dapat terganggu apabila ditemui kesalahan dalam perhitungan barang di awal periode, perhitungan persediaan regular serta kesalahan dalam pengambilan pesanan barang di gudang. Beberapa kesalahan kecil tersebut bisa saja menjadi permasalahan besar seperti perbedaan nilai dalam pencatatan dan persediaan aslinya di gudang.
Lalu, strategi apa yang bisa dilakukan untuk menghindari permasalahan tersebut?
Mencari tahu persediaan barang mana yang nilainya berbeda dengan catatan yang ada. Beberapa gudang bisa mengalami perbedaan persediaan karena ternyata barang tersebut tidak berada di tempat yang benar.
Perlu ada training intensif untuk seluruh staff gudang, tanpa terkecuali, agar pengetahuan dan kemampuan mereka dalam mengelola gudang dapat diandalkan.
Berikan informasi yang jelas mengenai sistem manajemen gudang di perusahaan, jadi semua pihak yang bekerja di gudang bisa mengetahui job desc mereka dan dampaknya pada sistem tersebut dan perusahaan.
Gunakan aplikasi gudang untuk memudahkan dalam proses perhitungan dan kontrol persediaan untuk menghindari human error. Selain hemat waktu, Anda juga dapat melihat informasi persediaan gudang secara real time.
2. Tata Letak Barang di Gudang
Faktor lain yang sering menjadi permasalahan di gudang adalah desain tata letak gudang yang tidak sesuai standar atau tidak tepat sehingga bisa dapat menghambat proses operasional di gudang. Setiap perusahaan memiliki desain tata letak yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan mereka.
Untuk meningkatkan keakuratan nilai persediaan dan meminimalisir human error, proses pengkategorian barang di gudang perlu dilakukan perlakuan khusus. Sebaiknya, barang yang best seller harus mudah diakses agar proses pengambilan barang di gudang tidak memakan waktu lama dan lebih efisien dalam menjaga perputaran barang.
3. Kesalahan Proses Picking
Dalam pergudangan, picking merupakan kegiatan penyiapan barang sesuai dengan surat pemesanan dan menempatkan barang pesanan tersebut di lokasi keberangkatan yang sudah ditentukan. Proses picking juga menjadi hal krusial karena jangan sampai barang yang dikirim ke konsumen tidak sesuai pesanan karena ada kesalahan dalam menerima atau mencatat pesanan, atau bahkan alamat pengirimannya salah. Kesalahan tersebut dapat memberikan pengalaman yang tidak mengenakkan bagi konsumen dan bisa jadi mereka akan berpaling ke toko lain.
Walaupun perusahaan atau bisnis Anda menggunakan aplikasi gudang, Anda juga perlu double check dan memastikan seluruh aktivitas di gudang sudah sesuai dengan alur di sistem yang Anda gunakan. Ini bertujuan agar seluruh pencatatan persediaan dan pesanan tetap akurat serta tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan konsumen.
4. Tidak Ada Quality Control
Quality control merupakan divisi yang memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan dan menjamin kualitas barang dari awal kedatangan bahan baku, proses produksi sampai proses packing barang sehingga semua barang dijamin memiliki standar yang telah ditetapkan perusahaan.
Quality control biasanya terbagi menjadi tiga bagian yaitu quality control incoming, processing dan finishing. QC incoming bertugas melakukan pengecekan pada tiap bahan baku yang masuk ke gudang dan memastikan tidak ada yang cacat (zero defect). Kalau ada bahan baku yang cacat dan tidak sesuai kualitas maka akan dipisahkan agar tidak tercampur dengan barang yang lain dan dilaporkan ke bagian pembelian untuk komplain ke supplier.
QC processing bertugas mengecek assembly barang pada proses produksi, apakah sudah memenuhi syarat standarisasi atau belum. Kalau ditemukan kesalahan dan tidak lolos secara kualitas, maka tidak akan lanjut ke proses selanjutnya.
QC finishing memiliki tanggung jawab pada barang jadi yang sudah sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan dan siap didistribusikan ke toko grosir, ritel maupun konsumen.
Manajemen gudang sangat diperlukan dalam sebuah bisnis manufaktur maupun distributor, karena dapat membantu Anda mengelola serta mengendalikan segala kegiatan di gudang berdasarkan standar dan kualitas yang sudah ditetapkan perusahaan. Ada tiga metode penyimpanan barang yang bisa Anda gunakan yaitu FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).
Dalam penerapan manajemen gudang biasanya ditemui beberapa permasalahan antara lain nilai persediaan nyata dan pencatatan tidak akurat, tata letak gudang yang tidak efisien, kesalahan dalam proses picking yang bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan dan pelanggan, serta tidak ada quality control.
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan dankeuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti JURNAL.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software JURNAL yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli Jurnal by Mekari. Gratis!
